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Para bufetes, ingenierías, consultoras y servicios profesionales

Cada encargo, con su equipo, sus horas, sus entregables y sus hitos.

Propuesta firmada antes de arrancar, equipo asignado al encargo, horas imputadas al minuto, gastos repercutibles pegados al cliente que los paga y facturación por hitos o por horas con Verifactu. Todo lo que pasa dentro de un encargo vive en su ficha, sin Word de propuesta, sin Excel de horas, sin Dropbox con la carpeta de entregables suelta.

Prueba gratis 30 días Ver precios

Sin tarjeta. Sin compromiso. El primer encargo operativo esta misma tarde.

Encargo como ficha única. Equipo, horas, gastos, entregables y facturación, colgando del mismo sitio.

Propuesta firmada antes de arrancar. Envío por email, firma digital, archivada en el encargo con su rastro.

Verifactu en facturación por hitos. Emites el hito acordado y cumples sin tocar nada.

A mitad de encargo, la información está, pero repartida.

La propuesta está en un Word que se mandó firmada por email hace dos meses. Las horas del equipo viven en una hoja de Excel que la responsable de operaciones mantiene al día como puede. Los gastos repercutibles, el billete de tren, la comida con el cliente, la tasa del colegio profesional, se acumulan en un sobre hasta que alguien se acuerda de pasarlos. Los entregables están en una carpeta compartida que, al final del encargo, pesa 400 MB y nadie recuerda cuál fue la versión que se mandó al cliente. La factura del próximo hito la prepara administración cruzando Excel con Word con correos enviados. Funciona, con coste. Funciona peor cuando el equipo crece o cuando un cliente pide el detalle de lo que se ha hecho en los últimos sesenta días.

Así trabajas con OfiHQ

Cinco capacidades para llevar el encargo de propuesta firmada a factura cobrada.

Un encargo. Equipo, horas, gastos, entregables y facturación, en la misma ficha.

Cada encargo tiene su ficha y debajo todo lo que le afecta: el equipo asignado con sus perfiles, las horas imputadas por persona, los gastos repercutibles al cliente, los entregables producidos (informes, dictámenes, memorias, proyectos técnicos), los documentos del encargo y los hitos de facturación. Cuando el responsable del encargo o un socio lo abre, tiene delante la foto completa, sin preguntar a tres personas qué se hizo esta semana.

Propuesta al cliente, alcance cerrado, firma digital.

Redactas la propuesta desde OfiHQ, con su descripción del encargo, alcance, entregables previstos, equipo, calendario y precios, y la mandas al cliente para firma digital. Firma desde el email que le llega, con validez legal, sin servicios de firma externos. Cuando firma, la propuesta queda archivada en el encargo con su rastro, y el encargo cambia de «oferta» a «en curso». Si el alcance se amplía a mitad de camino, se hace una adenda, también firmada, y queda pegada al encargo, no perdida en una cadena de correos.

Parte de horas por persona. Gastos repercutibles, pegados al encargo que los paga.

Cada persona del equipo imputa sus horas por encargo y tarea, un minuto al día, no quince. Los gastos repercutibles (un desplazamiento, una tasa de colegio, un peritaje externo) se capturan con ticket o factura al encargo que los genera. A mitad de encargo, el responsable ve en un vistazo las horas consumidas frente a las presupuestadas y los gastos acumulados que repercuten al cliente. No es un sistema de capacidad contratada con ratios por seniority: es el parte que la pyme profesional necesita, simplificado para que se rellene de verdad.

Emites el hito pactado o la factura de horas y gastos, con Verifactu de serie.

Si el encargo se factura por hitos, emites cada hito desde la ficha del encargo: la descripción, el importe pactado y el bloque de Verifactu se rellenan automáticamente. Si se factura por horas y gastos (el T&M habitual en consultoría y en algunos bufetes), la factura nace de las horas imputadas y los gastos repercutibles del período, con el detalle acordado con el cliente. Los regímenes fiscales españoles, IVA nacional, intracomunitario, exento, recargo de equivalencia cuando aplica, se detectan del cliente y entran bien a la primera.

El entregable que mandaste al cliente, identificado y versionado.

Los entregables formales (informes, dictámenes, proyectos técnicos, memorias) viven en el encargo con su versión y su fecha de envío. Cuando un cliente pide «el informe final que me mandaste en marzo», lo abres del encargo sin tener que excavar en la carpeta compartida. Los documentos internos conviven con los entregables pero con visibilidad controlada: lo que ve el cliente está separado de lo que ve sólo el equipo, con rastro de quién accedió y cuándo. En sectores donde la confidencialidad es la moneda (bufetes, ingenierías con información industrial, auditoras), ese rastro deja de ser «estaría bien» y pasa a ser lo que se exige.

Preguntas frecuentes

¿OfiHQ sustituye a Lexnet, Infolex o Lefebvre Justel?
No. OfiHQ no es software jurídico especializado: no presenta escritos a juzgados, no gestiona notificaciones Lexnet, no lleva plantillas procesales ni expedientes judiciales con la estructura que pide la administración de justicia. Un bufete que use Infolex, Aranzadi, Lefebvre Justel o similar, lo mantendrá para la parte puramente jurídica. Lo que OfiHQ cubre es la parte de despacho: el encargo que te ha hecho el cliente, las horas dedicadas, los gastos repercutibles, los entregables (dictámenes, informes, contratos) y la minuta. La mayoría de bufetes con los que hablamos usan OfiHQ en paralelo a su software jurídico.
¿Y a CYPE, Revit, AutoCAD o Presto?
No. OfiHQ no produce planos, cálculos estructurales, mediciones BIM ni proyectos técnicos. Si tu oficina es de ingeniería o de arquitectura, seguirás usando tu software técnico para lo suyo. Lo que OfiHQ hace es llevar el encargo a su alrededor: la propuesta firmada por el cliente, el equipo asignado, las horas imputadas, los gastos repercutibles (desplazamientos, visados, tasas), los entregables versionados y las facturas por hitos o por horas. Archivamos el entregable técnico, no lo producimos.
¿Es un ERP? ¿Sirve si llevamos contabilidad interna?
OfiHQ es el software operativo de la pyme profesional, no un ERP al estilo de SAP u Odoo completo. No lleva contabilidad, no cierra ejercicios, no presenta modelos AEAT. La mayoría de bufetes, ingenierías y consultoras pequeñas-medianas trabajan con gestoría externa para lo fiscal y lo laboral; OfiHQ cubre lo que la gestoría no cubre (encargos, horas, gastos, entregables, facturación al cliente). Si llevas contabilidad interna con A3, Sage o similar, OfiHQ convive con ella: lo suyo se queda donde está y lo nuestro lo añades.
¿Las timesheets son avanzadas?
No en el sentido de Harvest avanzado o de un sistema de capacidad contratada con ratios por seniority. Son partes simples por persona, encargo, tarea y día, con horas totales por encargo y por persona y comparación con las horas presupuestadas. Para un despacho, consultora o ingeniería pequeña-mediana, cubre el caso; si necesitas control de horas nivel gran consultoría (capacity planning multi-nivel con facturación automática por tarifas distintas según perfil), una herramienta dedicada encajará mejor. Puedes mantenerla y usar OfiHQ para el resto del encargo.
¿Permisos y confidencialidad, cómo se gestionan?
Datos alojados en la UE, cifrados en reposo y en tránsito, con rastro completo de accesos. Los permisos por rol separan quién ve qué: un junior ve los encargos en los que trabaja, un socio ve todos los suyos, el cliente ve lo que le habilitas (propuesta, entregables enviados, facturas) sin el resto. El rastro queda guardado para cuando el Colegio profesional, el cliente o un auditor pidan justificar quién vio qué y cuándo. Firmamos acuerdo de encargado del tratamiento con todas las empresas que lo piden.
¿Cuánto tardo en migrar los encargos vivos y los clientes?
Normalmente dos días. Importas clientes y encargos activos desde Excel, desde Word (con nuestra ayuda para el mapeo) o desde la herramienta que uses (Harvest, Toggl, un ERP pequeño). Cada encargo se da de alta con su cliente, su propuesta firmada, el equipo asignado y el estado de facturación. Los encargos cerrados antiguos no se recrean, lo que no estaba en OfiHQ, no se inventa. Los encargos vivos sí, listos para trabajar desde el primer día. Si llevas más de veinte encargos simultáneos, nos sentamos contigo para montar la migración en una mañana, sin coste.

Empieza hoy. El primer encargo con toda su ficha esta misma tarde.

Prueba OfiHQ gratis durante 30 días. Sin tarjeta, sin compromiso y con tus clientes, encargos activos y propuestas pendientes importados desde donde los tengas hoy.

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