Sube un archivo, elige a quién llega y olvídate. Cada documento pertenece a una persona, se entrega al círculo que debe verlo y deja constancia de quién lo ha abierto. Sin mandar el PDF uno por uno, sin una carpeta compartida más, sin tener que recordar quién firmó qué y cuándo.
Sin tarjeta. Sin compromiso. Tu cuenta lista en menos de 5 minutos.
Visibilidad por persona, equipo, oficina o rol. El mismo sistema que el resto de OfiHQ.
Acuse de lectura de serie. Qué documentos se han abierto, y quiénes siguen pendientes.
Incluido en el plan Todo incluido. Sin módulo documental aparte, sin tarifa por almacenamiento.
Veinte nóminas que envías una a una por correo. Un manual nuevo que publicas en un grupo de WhatsApp y nunca sabes si alguien lo ha leído. Una carpeta compartida donde está todo y, por eso, cualquiera lo ve. Un contrato firmado que alguien guardó en su escritorio y ya nadie encuentra. Cada pieza viviendo en una app distinta es lo habitual. No debería serlo.
Arrastra hasta 21 archivos a la vez al dropzone, elige la categoría «Nóminas» y marca el check de notificar. El sistema crea un documento por archivo, copia la visibilidad a cada uno y envía a cada persona un correo con su nómina, sin que las demás vean nada. Tú subes una vez; las cartas salen por su cuenta.
Elige si un documento es para una persona concreta, para un equipo, para una oficina, para un rol, o para la cuenta entera. Es el mismo sistema de visibilidades que usa el resto de OfiHQ: si cambias a alguien de equipo, los documentos que ese equipo veía siguen funcionando sin que tengas que tocar permisos uno a uno.
Cada documento registra quién lo ha abierto. La pestaña de vistas combina dos listas: las lecturas registradas, con fecha, y las personas pendientes por abrir el archivo. Para la política de vacaciones, el manual de prevención o el protocolo de dispositivos, tienes a mano quién va al día y a quién le falta, sin hacer recuento manual.
Cada cuenta arranca con dos categorías pre-cargadas, Nóminas y Contratos, y puedes crear las que quieras, con color e icono propios. Además, cada documento admite una carpeta ad-hoc («onboarding», «certificados-formacion», «políticas-2026») sin tocar la configuración de la cuenta. Una palabra en el buscador encuentra a la vez nombres y carpetas, con o sin acentos.
Cualquier documento puede anclarse en la barra lateral de cada persona. La política de vacaciones, la plantilla del parte de horas del mes, el manual de prevención, un clic y aparece siempre a mano, sin tener que explicar cada mes dónde estaba.
Buscador acento-insensible por nombre, carpeta y, para quien tenga permiso, también por categoría o persona dueña. Filtros por oficina, equipo, categoría y rango de fechas. Cada cambio de metadatos (nombre, categoría, visibilidad) queda auditado, así que si algún día algo «ya no aparece donde estaba», puedes ver quién lo movió y cuándo.
La diferencia entre subir un PDF y entregar un documento es todo el contexto que hay alrededor.
Cada archivo pertenece a una persona, se entrega a un círculo concreto del equipo, por persona, oficina, equipo o rol, y deja rastro de quién lo ha abierto. Vive dentro del mismo workspace donde ya tienes las facturas, el CRM, las firmas y los proyectos.
Envía el aviso a la persona correcta cuando lo pides, impide que otros vean lo que no les toca, registra cada apertura en una línea temporal, ancla los documentos críticos en la barra lateral de cada empleado y guarda un historial de los cambios de metadatos. Cuando la gestoría entra, sólo ve los documentos que le has compartido expresamente.
No es un editor colaborativo, ni hacemos control de versiones del contenido (auditamos metadatos, no el cuerpo del PDF). Y no te cobramos aparte por nada de lo anterior. Está incluido en el plan Todo incluido de OfiHQ, con los mismos límites, que son ninguno.
¿Vas a firmar contratos además de archivarlos? Mira cómo encaja con Proyectos, el contrato firmado se archiva en su carpeta y queda atado a su trabajo.
Conectados con el resto de tu empresa, sin exportaciones ni integraciones de terceros.
La ficha de cada cliente combina facturas, pagos y los documentos asociados. El mismo repositorio sirve a RRHH y al equipo comercial, sin duplicar archivos.
Ver CRMLos archivos de un proyecto se cuelgan de su ficha. Cuando el contrato se firma, el PDF queda archivado en su carpeta sin tener que subirlo a mano otra vez.
Ver ProyectosEl asistente busca por nombre, carpeta y metadatos auditados. «¿Qué nóminas faltan por entregar este mes?» deja de ser una hoja de cálculo.
Ver Asistente IALas dudas que más nos llegan por email sobre el módulo de documentos.
Prueba OfiHQ gratis durante 30 días. Sin tarjeta, sin compromiso y con el primer lote de documentos entregado esta misma tarde si quieres.
Si ya tienes documentos en otra herramienta, te ayudamos a migrarlos con sus categorías y visibilidades.
