Sube un archivo y elige quién debe verlo. Cada documento pertenece a una persona, se entrega al grupo adecuado y deja constancia de quién lo ha abierto. Sin enviar PDFs uno a uno, sin otra carpeta compartida y sin perder el historial de firmas.
Sin tarjeta. Sin compromiso. Tu cuenta lista en menos de 5 minutos.
Visibilidad por persona, equipo, oficina o rol. El mismo sistema que el resto de OfiHQ.
Acuse de lectura de serie. Qué documentos se han abierto, y quiénes siguen pendientes.
Incluido en el plan Todo incluido. Sin módulo documental aparte, sin tarifa por almacenamiento.
Nóminas enviadas una a una por correo, manuales publicados sin confirmación de lectura, carpetas compartidas demasiado abiertas y contratos firmados que terminan fuera del expediente. Tener cada pieza en una aplicación distinta es habitual, pero no debería serlo.
Arrastra hasta 21 archivos a la vez al dropzone, elige la categoría «Nóminas» y marca el check de notificar. El sistema crea un documento por archivo, copia la visibilidad a cada uno y envía a cada persona un correo con su nómina, sin que las demás vean nada. Tú subes una vez; las cartas salen por su cuenta.
Elige si un documento es para una persona concreta, para un equipo, para una oficina, para un rol, o para la cuenta entera. Es el mismo sistema de visibilidades que usa el resto de OfiHQ: si cambias a alguien de equipo, los documentos que ese equipo veía siguen funcionando sin que tengas que tocar permisos uno a uno.
Cada documento registra quién lo ha abierto. La pestaña de vistas combina dos listas: las lecturas registradas, con fecha, y las personas pendientes por abrir el archivo. Para la política de vacaciones, el manual de prevención o el protocolo de dispositivos, tienes a mano quién va al día y a quién le falta, sin hacer recuento manual.
Cada cuenta arranca con dos categorías preconfiguradas, Nóminas y Contratos, y puedes crear las que necesites, con color e icono propios. Además, cada documento admite una carpeta libre («alta», «certificados-formacion», «politicas-2026») sin tocar la configuración de la cuenta. Una palabra en el buscador encuentra nombres y carpetas, con o sin acentos.
Cualquier documento puede anclarse en la barra lateral de cada persona. La política de vacaciones, la plantilla del parte de horas del mes, el manual de prevención, un clic y aparece siempre a mano, sin tener que explicar cada mes dónde estaba.
Buscador acento-insensible por nombre, carpeta y, para quien tenga permiso, también por categoría o persona dueña. Filtros por oficina, equipo, categoría y rango de fechas. Cada cambio de metadatos (nombre, categoría, visibilidad) queda auditado, así que si algún día algo «ya no aparece donde estaba», puedes ver quién lo movió y cuándo.
La diferencia entre subir un PDF y entregar un documento es todo el contexto que hay alrededor.
Cada archivo pertenece a una persona, se entrega a un grupo concreto del equipo, por persona, oficina, equipo o rol, y deja rastro de quién lo ha abierto. Vive dentro del mismo espacio de trabajo donde ya tienes facturas, CRM, firmas y proyectos.
Envía el aviso a la persona correcta cuando lo pides, impide que otros vean lo que no les corresponde, registra cada apertura en una línea temporal, fija los documentos críticos en la barra lateral de cada empleado y guarda un historial de cambios de metadatos. Cuando la asesoría entra, solo ve los documentos compartidos expresamente.
No es un editor colaborativo, ni hacemos control de versiones del contenido (auditamos metadatos, no el cuerpo del PDF). Y no te cobramos aparte por nada de lo anterior. Está incluido en el plan Todo incluido de OfiHQ, con los mismos límites, que son ninguno.
¿Vas a firmar contratos además de archivarlos? Mira cómo encaja con Proyectos: el contrato firmado se archiva en su carpeta y queda vinculado a su trabajo.
Conectados con el resto de tu empresa, sin exportaciones ni integraciones de terceros.
La ficha de cada cliente combina facturas, pagos y los documentos asociados. El mismo repositorio sirve a RRHH y al equipo comercial, sin duplicar archivos.
Ver CRMLos archivos de un proyecto se cuelgan de su ficha. Cuando el contrato se firma, el PDF queda archivado en su carpeta sin tener que subirlo a mano otra vez.
Ver ProyectosEl asistente busca por nombre, carpeta y metadatos auditados. «¿Qué nóminas faltan por entregar este mes?» deja de ser una hoja de cálculo.
Ver Asistente IADudas habituales sobre el módulo de documentos.
Prueba OfiHQ gratis durante 30 días. Sin tarjeta y sin permanencia. Puedes entregar tu primer lote de documentos durante la prueba.
Si ya tienes documentos en otra herramienta, te ayudamos a migrarlos con sus categorías y visibilidades.
