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Para constructoras, empresas de reformas y contratistas

Todo lo que entra y sale de la obra, en su ficha.

Presupuesto firmado, pedidos a proveedor con sus albaranes, facturas de proveedor cuadradas, horas del equipo, gastos del día y certificaciones al cliente, todo cuelga de la misma obra. Sabes en cualquier momento lo que llevas presupuestado, lo que has comprado y lo que está pendiente de cobrar, sin esperar al cierre para hacer cuentas.

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Sin tarjeta. Sin compromiso. La primera obra operativa esta misma semana.

La obra como ficha única. Presupuesto, pedidos, horas, gastos, facturas y certificaciones, colgando del mismo sitio.

Pedidos y albaranes cuadrados. El material que pides, el albarán que llega y la factura del proveedor, en la misma línea.

Verifactu en las certificaciones. Cuando facturas al cliente por avance, cumples sin tocar nada.

El Excel del presupuesto, los albaranes en la guantera, las horas en un cuaderno.

El presupuesto lo haces en un Excel que tarda una tarde y se manda firmado por email, si llega. Los pedidos al proveedor salen por WhatsApp o por teléfono, y el albarán que trae el camionero se queda en la guantera de la furgoneta hasta que alguien lo recoge el viernes. Las facturas de proveedor se amontonan al final del mes sin saber a qué obra corresponden. Las horas del equipo van en un cuaderno que llena el jefe de obra y que aparece cuando aparece. Los gastos de materiales sueltos, en notas del móvil. Cuando quieres saber qué te está dejando aquella reforma de la calle Muntaner, esperas a que el gestor cierre el mes, y para entonces, ya no hay margen de ajuste.

Así trabajas con OfiHQ

La obra entera, sin papeles sueltos ni Excel del administrativo.

Una obra. Todo lo que la toca, pegado a ella.

Cada obra tiene su ficha: el cliente, el presupuesto aceptado, los pedidos a proveedor, los albaranes recibidos, las facturas de proveedor, los gastos sueltos, las horas del equipo, los documentos (planos, memoria, fotos, certificados) y las certificaciones al cliente. Cuando un comercial, un jefe de obra o el administrativo abre «Reforma integral Muntaner 44», tienen delante lo que ha entrado y lo que ha salido, sin tener que reconstruirlo llamando a tres personas.

Presupuesto, envío, firma digital desde el móvil.

Redactas el presupuesto desde OfiHQ, con sus capítulos, unidades y totales, y lo mandas al cliente para firma digital. Firma desde el email que le llega, sin descargas raras, con validez legal. Cuando firma, el presupuesto queda archivado en la ficha de la obra con su rastro y la obra pasa formalmente de «oferta» a «en ejecución». No hay que pegar PDFs por WhatsApp ni imprimir nada para llevarlo a la próxima visita.

Lo que pides, lo que llega y lo que te facturan, en la misma línea.

Desde la obra creas un pedido a proveedor con sus líneas y lo envías. Cuando el material llega, el jefe de obra registra el albarán, con foto si hace falta, contra ese pedido. Cuando el proveedor factura, casas la factura con el albarán: lo que coincide, lo que sobra, lo que no llegó. La factura queda asociada a la obra desde el primer día, no se pierde al final de mes bajo un montón de papeles sin nombre.

Parte desde el móvil. Ticket fotografiado. Todo pegado a la obra.

El jefe de obra, o quien esté en tajo, parte las horas del equipo desde el móvil con la obra ya seleccionada. Un ticket del almacén se fotografía y queda como gasto de esa obra. Cada apunte suma donde toca, no al total del mes ni a «otros gastos». A mitad de obra, sabes lo que llevas presupuestado, lo que has comprado y lo que queda pendiente de pedir. Es más información de la que tenías antes, con menos papeleo del que haces hoy.

Facturar la obra por fases, sin una hoja de control aparte.

Cuando toca certificar, por porcentaje de avance, por partida o por hito, generas la certificación desde la obra. La certificación se convierte en factura Verifactu con el detalle, el IVA y la retención contractual correctos. El cliente recibe la factura con su base documental, la obra, las partidas certificadas, y tú tienes el cobro pendiente asociado al expediente. La factura final cierra la obra ajustando lo que toque sobre lo ya certificado.

Preguntas frecuentes

¿OfiHQ sustituye a Presto, Arquímedes o CYPE?
No. OfiHQ no hace precios descompuestos, bases de datos de partidas ni mediciones BIM. Si tu manera de presupuestar es con una herramienta técnica de ese tipo, seguirás usándola para preparar el detalle. Lo que sí ofrece OfiHQ es un presupuesto operativo, con capítulos, unidades y totales, enviable al cliente para firma digital, archivado en la obra y conectado con los pedidos, los albaranes y las certificaciones posteriores. Muchos contratistas pequeños hacen el presupuesto directamente aquí y se ahorran una herramienta; los que trabajan con Presto lo mantienen y suben el presupuesto cerrado a OfiHQ para gestionar la obra.
¿Cómo gestiona certificaciones parciales y retenciones?
Las certificaciones se hacen sobre la obra por porcentaje de avance, por partida o por hito. Cada certificación se convierte en factura Verifactu con IVA y, si procede, con la retención contractual (por ejemplo el 5% habitual). El cobro queda pendiente y ligado a la obra. La devolución de la retención al final del período de garantía se gestiona como factura o abono específico enlazado a la obra original. OfiHQ no gestiona avales ni garantías bancarias, eso se queda con tu banco.
¿Se puede partir obra desde el móvil?
Sí. El jefe de obra y los operarios autorizados parten horas, suben fotos de tickets y documentan el tajo desde la aplicación móvil, con la obra ya seleccionada. Todo queda imputado a esa obra, horas, fotos, gastos, sin papeles ni llamadas al final del día. Lo que no ofrecemos es control de obra nivel project management avanzado, con Gantt detallado y ruta crítica automatizada; para lo que llevan la mayoría de empresas de reformas y constructoras pequeñas-medianas, los partes, los gastos y las fotos cubren el día a día.
¿Gestiona subcontratas y gremios (fontanero, electricista, carpintero)?
Sí. Los gremios son proveedores en OfiHQ, iguales que los de material. Les haces un pedido con el trabajo acordado, ellos envían su factura, tú la casas contra el pedido y queda imputada a la obra correspondiente. Si un gremio trabaja por horas, la línea del pedido va en horas; si trabaja por partida cerrada, en unidades. La retención por subcontrata prevista por ley se refleja en la factura cuando aplica.
¿Sirve para obra pública con pliegos LCSP?
No. OfiHQ está pensado para obra privada, reformas, obra nueva con promotoras privadas, contratación directa. La contratación pública con pliegos de la Ley de Contratos del Sector Público tiene requisitos muy específicos (certificaciones bajo modelo administrativo, licitación electrónica, documentación técnica reglada) que quedan fuera de nuestro alcance. Si trabajas ocasionalmente en obra pública, OfiHQ puede servirte para la gestión interna del contrato, pero la relación con la administración seguirá en la plataforma correspondiente.
¿Cuánto tardo en meter mis obras vivas y mis proveedores?
Normalmente dos o tres días. Importas proveedores y subcontratas desde Excel o desde el programa que uses (nombre, NIF, contacto, condiciones habituales). Las obras en curso se dan de alta con su cliente, su presupuesto aceptado y los pedidos ya en marcha. Las obras antiguas cerradas no se recrean, lo que no estaba en OfiHQ, no se inventa. Si llevas más de diez obras simultáneas, nos sentamos contigo para montar la migración en una mañana, sin coste.

Empieza hoy. La primera obra con su ficha completa esta misma semana.

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