Crea una orden, mándala a aprobación, recibe el material y cierra con la factura, todo en la misma pantalla. El responsable recibe aviso cuando hay algo que firmar. Tu almacén marca lo que va entrando. Cada paso queda registrado. Y si el pedido se repite cada mes, lo duplicas en un clic.
Sin tarjeta. Sin compromiso. Tu cuenta lista en menos de 5 minutos.
Aprobación integrada. El responsable recibe aviso y decide desde la misma app.
Recepción parcial. Marca línea a línea lo que entra; el sistema lleva la cuenta.
Histórico auditado. Cada cambio de estado queda registrado con fecha y autor.
El pedido lo escribe alguien en un email. Lo aprueba el jefe respondiendo «ok» desde el móvil. Llega medio camión, el resto viene la semana que viene, y para cuando aparece la factura ya nadie recuerda qué cantidad se pidió ni quién la autorizó. Hacerlo en una hoja aparte es lo habitual. No debería serlo.
Creas la orden con proveedor, fecha y líneas, cantidad y precio por ítem. El sistema exige al menos una línea para que nada se cuele vacío. La orden nace en borrador; cuando la tienes lista, la mandas a aprobación o la marcas directamente como pedida si no necesita firma. Sencillo cuando el pedido es pequeño. Riguroso cuando importa.
Cuando la orden pasa a «pendiente de aprobación», el responsable recibe el aviso en la app. Aprueba o rechaza con un motivo, y la orden vuelve a la persona que la abrió con el resultado. Si alguien edita una orden ya aprobada, se pide una nueva ronda de firma automáticamente, no hay forma de cambiar cantidades por detrás.
Cuando el proveedor entrega una parte, el almacén marca la cantidad recibida línea a línea y la orden pasa a «parcialmente recibida». Cuando llega el resto, transita a «recibida» y el sistema completa las líneas que faltaban sin tocar lo que ya habías registrado. El creador de la orden recibe aviso en cada paso: sabe siempre en qué punto está lo suyo.
Si compras lo mismo cada cierto tiempo, el material de oficina mensual, el café de la sala, el repuesto trimestral, duplicas la orden anterior y cambias lo que haga falta. Mismo proveedor, mismas líneas, fecha nueva. Se queda en borrador para que la revises antes de enviarla. Lo que era un correo a buscar en el buzón pasa a ser dos clics.
Alta de proveedor con sus datos, categorías configurables por cuenta (material, servicios, logística, lo que necesites) y la misma ficha se reutiliza en órdenes y en facturas recibidas. Nada de duplicar el proveedor en dos maestros distintos. Cuando la asesoría pregunta por un gasto, tienes al proveedor con todas sus operaciones a un clic.
Borrador, enviada, aprobada, pedida, recibida parcialmente, recibida, cerrada, cancelada, cada transición de una orden queda como un evento con fecha, persona y tipo. Si surge una duda seis meses después, sobre quién aprobó qué o cuándo llegó la mercancía, el histórico ya está hecho. Una inspección, una asesoría o tú mismo podéis reconstruir el orden sin adivinar.
Una orden de compra no es «abierta o cerrada». Es un ciclo, y OfiHQ lo modela entero, con sus permisos, sus avisos y sus acciones distintas en cada momento.
La orden la arma su autor en borrador, la manda a aprobación cuando está lista y el responsable decide. Si la aprueba, queda firmada y lista para convertirse en pedido real. Si la rechaza, vuelve con motivo para ajustar, sin perder el rastro de lo que se discutió.
A partir de la aprobación, la orden sale al proveedor y se espera mercancía. El almacén marca línea a línea lo que va entrando: si llega medio camión, la orden queda en «parcialmente recibida» y el creador recibe aviso. Cuando llega el resto, transita a «recibida» sin tocar lo ya registrado.
Cerrada cuando la factura recibida ya está conciliada y el círculo termina. Cancelada cuando la orden se anula antes de completarse. En los dos casos queda en el histórico, con su motivo y la persona que tomó la decisión, útil para asesoría, auditoría o simple memoria del equipo.
¿Tu proceso de compras es más sencillo? Puedes saltarte estados: si no usas aprobación interna, mueves directamente de borrador a pedida. Si sí la usas, el motor común de aprobaciones te la conduce.
Conectados con el maestro de proveedores, con tus facturas recibidas y con tus gastos, todo dentro del mismo producto.
Los proveedores viven en el mismo maestro que tus clientes, la misma ficha se usa al pedir, al recibir factura y al consultar histórico.
Ver CRMCuando llega la factura del proveedor, la subes con el PDF adjunto y queda ligada al proveedor y, opcionalmente, a la orden que la originó.
Ver FacturaciónLas facturas recibidas se llevan al módulo de gastos para que la asesoría cierre el trimestre con los datos ya puestos.
Ver GastosLas dudas que más nos llegan por email sobre las órdenes de compra.
Prueba OfiHQ gratis durante 30 días. Sin tarjeta, sin compromiso. Si quieres, pides tu próxima orden esta misma tarde, con aprobación, recepción y rastro, sin mails sueltos.
Si ya estás llevando tus compras en otra herramienta o en una hoja de Excel, te ayudamos a migrar proveedores, categorías e histórico.
