Tus empleados hacen una foto al justificante desde el móvil, OfiHQ rellena el gasto y el responsable aprueba sin salir de la aplicación. Cada decisión queda registrada, cada justificante guardado y cada importe listo para la asesoría cuando llegue el cierre.
Sin tarjeta. Sin compromiso. Incluido en el plan Todo incluido, para todo el equipo.
Foto del justificante → gasto prellenado. Nombre, importe, IVA, fecha y categoría, listos para revisar.
Aprobación con histórico. Quién aprobó qué, cuándo y con qué comentario, siempre consultable.
Disponible por API y para el asistente de IA. La asesoría lo consume, el equipo lo dicta.
Justificantes arrugados, correos de «¿puedes aprobarme esto?» sin contexto, una hoja de cálculo que nadie quiere mantener y la asesoría pidiendo el detalle por tercera vez. Cada empresa lo vive a su manera, pero el patrón se repite: quien gasta pierde tiempo registrando, quien aprueba pierde tiempo persiguiendo, y quien contabiliza recibe todo tarde. No debería ser así.
El empleado sube la foto del justificante o el PDF, y OfiHQ devuelve un gasto ya cumplimentado: nombre, importe, IVA, fecha, referencia y categoría, en su idioma, con el justificante adjunto. El empleado revisa lo que haga falta y guarda. Si el documento no es reconocible, el sistema deja el fichero subido y un formulario vacío, nunca se pierde lo que ya se ha enviado.
Cada gasto nace en estado pendiente y pasa a aprobado o rechazado por el responsable. Cada decisión queda anotada con autor, fecha y comentario, y puede consultarse siempre. Un gasto aprobado no se puede borrar por accidente; si hay que reabrirlo, sólo un administrador puede reiniciar la aprobación. No hay agujeros en el histórico.
La divisa del gasto se rellena automáticamente a partir de la oficina del empleado, el comercial de Madrid la tiene en euros y el de Zürich en francos suizos, sin elegir nada. Si el gasto es un desplazamiento, se puede registrar la distancia en el mismo formulario. Pequeños detalles que evitan decenas de errores silenciosos al mes.
Un gasto puede crearse suelto, o abrirse desde la tarea a la que pertenece. Cuando un desplazamiento forma parte del proyecto del cliente, el empleado lo registra ahí y queda atado al trabajo real, no a un listado genérico. El margen del proyecto se ve desde el primer día sin tener que cruzar hojas.
«Apunta 14,50 € de comida de hoy en la categoría Viajes.» El asistente de OfiHQ entiende la frase, resuelve la categoría, muestra el gasto que va a crear y pide confirmación antes de guardarlo. Mismo flujo que el formulario, mismas validaciones, sin teclear datos campo a campo. Útil cuando el empleado está fuera de la oficina.
Desde la vista de administración, el responsable filtra por empleado, equipo, oficina, categoría, estado o rango de fechas, y ve los totales agrupados por categoría y por mes en el mismo listado. Aprueba o rechaza desde cada gasto, y cuando llega el cierre del mes no tiene que pedir un informe aparte: el resumen está ya en pantalla.
Un lector de justificantes integrado, sin aplicación aparte y sin plan superior.
Aceptamos imágenes en PNG, JPEG o WebP, y también PDF. El sistema lee el justificante, cruza la información con el catálogo de categorías de tu empresa y devuelve un gasto prellenado, nombre, importe, IVA, fecha, referencia y categoría, en el idioma del empleado. Se adjunta el fichero original automáticamente. El empleado confirma y guarda.
Si el documento no es un justificante válido (una foto movida, un PDF irrelevante) o pesa más de 5 MB, el sistema no pierde nada: deja el fichero ya subido y abre un formulario vacío listo para rellenar a mano. El empleado no vuelve a empezar.
El lector de justificantes está incluido en el plan Todo incluido de OfiHQ, sin límite de gastos, sin paquetes de «escaneos al mes» y sin mejora de plan. Es parte del producto, no un complemento.
Puedes probarlo durante 30 días: crea tu cuenta gratis y sube un primer justificante.
Se conecta con el trabajo que lo originó y con quien lo va a contabilizar, sin exportaciones manuales.
Imputa el justificante a la tarea del cliente y el coste aparece en el margen del proyecto, al minuto, no al cierre.
Ver ProyectosLas herramientas MCP del asistente cubren crear, editar y listar gastos; el empleado confirma la vista previa antes de guardar.
Ver Asistente IALos gastos aprobados se consultan vía API REST v3 con identificador estable (uuid). Sin exportaciones CSV, sin correos con adjuntos.
Dudas habituales sobre la gestión de gastos.
Prueba OfiHQ gratis durante 30 días. Sin tarjeta y sin permanencia, con el lector de justificantes disponible desde el primer minuto. El equipo registra antes y administración llega al cierre con menos tareas manuales.
Si ya llevas tus gastos en otra herramienta, te ayudamos a migrar categorías, histórico y pendientes.
