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Para agencias de marketing, diseño, comunicación y creativas

Cada cliente, con sus proyectos, sus horas y su factura del mes.

Propuesta firmada antes de arrancar, horas del equipo imputadas a cada proyecto, gastos pegados al proyecto que los generó y la iguala mensual emitida con Verifactu. Todo lo que haces para un cliente vive debajo de ese cliente, sin hojas de horas en paralelo, sin rebuscar a fin de mes qué se hizo y por quién.

Prueba gratis 30 días Ver precios

Sin tarjeta. Sin compromiso. Tu primera ficha de cliente montada esta misma tarde.

Propuesta firmada antes de arrancar. Envío por email, firma desde el móvil, archivada en el proyecto.

Parte de horas en un minuto al día. Por persona y proyecto, sin veinte campos que rellenar.

Verifactu en la iguala mensual. Emites cada mes desde la misma plantilla, cumpliendo de serie.

El lunes, nadie sabe exactamente qué hicimos para Cliente X la semana pasada.

El Monday está a medio rellenar; el Toggl sólo lo pone al día la mitad del equipo; el Excel que cruza horas consumidas con iguala lo mantiene la responsable de cuentas entre dos cafés. A final de mes, la iguala se factura sin saber si te has quedado corto o te has pasado, y los proyectos puntuales se cobran con un presupuesto que se mandó hace tres meses y que el cliente nunca firmó formalmente. Para el equipo creativo, el control de tiempo siempre es «lo administrativo»; para la agencia, es la diferencia entre cobrar bien el trabajo hecho o trabajar gratis quince días cada mes.

Así trabajas con OfiHQ

Cinco capacidades pensadas para el día a día de la agencia.

Una ficha por cliente. Tantos proyectos simultáneos como lleves con él.

Cada cliente tiene su ficha, y debajo tantos proyectos abiertos como tengas en marcha: la iguala mensual del plan de contenidos, el rebrand que empezó en marzo, la web nueva, la campaña de septiembre. Cada proyecto con sus tareas, sus horas imputadas, sus gastos, sus documentos y sus facturas. Cuando la responsable de cuentas abre la ficha del cliente, ve lo que está vivo, sin tener que recordar en cuál de los tres Drives está el último entregable.

Propuesta, envío, firma digital desde el móvil.

Redactas la propuesta desde OfiHQ, con su descripción, alcance, precios y calendario, y la mandas al cliente para firma digital. El cliente firma desde el email que le llega, con validez legal, sin descargas ni servicios de firma externos. La propuesta firmada queda archivada en el proyecto con su rastro, quién firmó, cuándo, desde dónde, y el proyecto cambia de «oferta» a «en curso». No más PDFs que «el cliente ya devolverá firmados» y que acaban arrancándose dos semanas después.

Parte de horas en un minuto al día.

Cada persona del equipo imputa su día eligiendo proyecto y tarea, un minuto, no quince. Las horas se pegan al proyecto y alimentan el panel del propio proyecto: cuántas llevamos, cuántas quedan sobre lo presupuestado. Si un proyecto se ha comido ya las horas acordadas, la responsable de cuentas lo ve a mitad de camino, no al cerrar el mes. Si el parte tarda más que hacer un café, no se rellena, así que no lo hemos hecho tardar más que un café.

La iguala (o el retainer, para quien lo llame así) emitida desde la misma plantilla.

La iguala mensual se emite como factura desde la ficha del cliente, con los datos fiscales, el concepto, el importe y el régimen de IVA ya guardados, y con Verifactu cumplido de serie. El mes siguiente, reemites la factura con un clic; cambias el mes y lista. Los proyectos puntuales se facturan igual, al cierre o por hitos. El cobro pendiente queda asociado al cliente y se concilia cuando llega. No es un módulo de subscripciones con cobro automático por pasarela, pero para una agencia que gestiona 10, 30 o 60 igualas al mes, el flujo es rápido y deja rastro por cliente.

Cómo va cada cliente, sin abrir cinco pestañas.

Desde la ficha del cliente ves lo relevante en una sola pantalla: las propuestas pendientes de firma, los proyectos en marcha con sus horas consumidas, las facturas emitidas y los cobros pendientes. En la reunión semanal, abres las fichas de los clientes prioritarios y hablas sobre datos, no sobre «me suena que llevábamos tal». Si un cliente está pendiente de firmar algo, se ve; si un proyecto está en las últimas horas, se ve; si hay una factura vencida hace quince días, se ve.

Preguntas frecuentes

¿OfiHQ sustituye a HubSpot, ActiveCampaign o Mailchimp?
No. OfiHQ no hace email marketing, ni lead scoring por comportamiento web, ni landing pages de campaña, ni automatizaciones multi-canal. Esas herramientas sirven para trabajar el marketing del cliente (o el de la propia agencia hacia sus prospectos). OfiHQ lleva la otra parte, la de agencia: cómo convertir una propuesta firmada en proyecto, cómo imputar el trabajo del equipo, cómo facturar lo acordado y cómo saber el estado de cada cliente. La mayoría de agencias con las que hablamos usa OfiHQ en paralelo a la herramienta de marketing que prefieran.
¿Y a Monday, Asana o ClickUp?
Para la planificación operativa del día a día de la agencia, tareas con responsable, fechas y estado, OfiHQ cubre lo que cubren esas herramientas en su versión sencilla. Donde ellas van más allá (Gantt complejos, ruta crítica, dependencias multi-nivel, automatizaciones avanzadas entre tareas) es donde paramos. Agencias medianas que no viven dependiendo de esas features trabajan bien con OfiHQ; las que sí dependen pueden mantener la herramienta y usar OfiHQ para propuestas, horas, gastos y facturación.
¿Las timesheets son avanzadas tipo Harvest?
No. Las timesheets de OfiHQ son simples: parte por persona, proyecto, tarea y día, con horas totales por proyecto y por persona. Sin ratios de seniority, sin cálculos de capacidad contratada vs. vendida, sin facturación automática por tarifa horaria. Para una agencia pequeña o mediana, cubre el 90% del caso; si llevas control de horas nivel consultoría de grandes cuentas, una herramienta dedicada va a encajar mejor.
¿Hay facturación recurrente automática para la iguala mensual?
La iguala se emite mes a mes desde la misma plantilla de factura, datos del cliente, concepto, importe y régimen fiscal ya guardados, con Verifactu cumplido de serie. El mes siguiente, un clic para reemitir. No es un módulo de subscripciones con cobro automático ligado a pasarela de pago; para una agencia que gestiona 10, 30 o 60 igualas mensuales, el flujo es rápido y deja rastro por cliente, con la ventaja de que cada factura tiene control humano antes de salir, útil cuando un mes cambia el alcance pactado.
¿Puedo dar acceso al cliente a su estado?
Sí, con permisos granulares. Puedes invitar al cliente a su ficha y controlar qué ve, las propuestas que le has mandado, los proyectos en curso con su descripción (sin las tarifas internas ni las horas del equipo), las facturas emitidas. Algunas agencias lo usan para que el cliente firme propuestas sin mandarle PDFs por email, o para que consulte sus facturas sin pedirlas por Slack.
¿Cuánto tardo en migrar desde Harvest, Toggl, Monday o un Excel de horas?
Normalmente uno o dos días. Importas clientes y proyectos activos desde Excel o desde el export de la herramienta que uses (nombre del cliente, NIF, importe de iguala, proyectos activos). Las horas imputadas históricamente no se recrean, lo que ocurrió en Toggl se queda en Toggl como archivo, pero los proyectos vivos arrancan aquí desde el día uno. Si llevas más de 15 clientes con iguala activa, nos sentamos contigo para montar la migración en una mañana, sin coste.

Empieza hoy. Tu primera ficha de cliente completa esta tarde.

Prueba OfiHQ gratis durante 30 días. Sin tarjeta, sin compromiso y con tus clientes, proyectos vivos y propuestas pendientes importados desde donde los tengas hoy.

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