Este no es un ranking. Es el marco que nosotros mismos aplicamos cuando diseñamos OfiHQ, seis criterios que separan un software serio de uno que parece bueno en la demo y pesa al sexto mes. Al final, lo que hace OfiHQ distinto; por el camino, las alternativas reales y cuándo tienen sentido.
Sin tops comprados. Sin patrocinios. La guía es útil también si al final eliges otra cosa.
Así empieza casi siempre. Se emite una factura en el programa que tenía la gestoría cuando arrancaste. Los clientes se apuntan en un Excel porque el primer CRM pareció caro. Los gastos de los comerciales se gestionan por WhatsApp porque «ya los organizamos a fin de mes». Las firmas van por DocuSign o se imprimen y escanean. Los proyectos los llevas en Trello, en un Notion o en la cabeza. Cada herramienta resolvió un problema puntual y ahí se quedó, porque cambiar era un lío.
El resultado es conocido: datos duplicados en cuatro sitios, un cliente nuevo que hay que dar de alta en tres programas, una factura que se paga y proyectos no se entera, un contrato que se firma y acaba perdido en un Drive. Cuando llega un empleado nuevo, la bienvenida es «apúntate estas cinco contraseñas». Cuando llega una inspección, la foto de la empresa está repartida en tantos sitios que ni tú misma sabes dónde está. No pasa nada hasta que pasa, y cuando pasa, es caro.
No estás mal gestionando tu empresa. Estás gestionando con las herramientas que tenías a mano cuando surgió cada problema. La pregunta es si hoy ya merece la pena dar un paso.
El marco
Aplicables a cualquier candidato. Si pasan los seis, ya tienes una buena base para decidir.
01 · Cumplimiento
En España, un software de gestión que no cumpla con Verifactu a partir de 2026 no es una opción. Lo siguiente es cuánto cumple y cómo lo cobra: hay herramientas que resuelven Verifactu de serie y hay herramientas que lo cobran como módulo extra, como recargo por factura enviada o como tramo de plan superior. El coste total cambia mucho con esto. Más allá de Verifactu, la fiscalidad española tiene capas, IVA, IRPF, recargo de equivalencia, intracomunitario, IGIC, regímenes especiales, que un software genérico internacional suele resolver como traducción de etiquetas, no como lógica fiscal. La diferencia se nota cuando facturas a un cliente alemán y el sistema no sabe que eso lleva régimen intracomunitario.
La pregunta
¿Cumples con Verifactu hoy, incluido en el plan que me ofreces, y gestionas IVA intracomunitario, IRPF y recargo de equivalencia por defecto?
02 · Amplitud
«Todo en uno» se dice con facilidad. Lo que cuenta es si el software, en el plan que vas a contratar, cubre los procesos que tu empresa vive hoy: factura, cobra, gestiona clientes, lleva proyectos o servicios, controla gastos, firma documentos, coordina al equipo. El roadmap no se contrata, se contrata lo que está. Ojo a «todo incluido» con asterisco: muchos productos venden una suite que, en detalle, es un núcleo contable más plantilla de módulos que se activan por tarifa (CRM Pro, Facturación Pro, Firmas Pro). La amplitud real aparece en la letra pequeña del plan, no en la home.
La pregunta
De las funciones que me enseñas en la demo, ¿cuáles están incluidas en el plan que me estás ofertando y cuáles son plan superior o addon?
03 · Integración
El problema que te trajo aquí no es que falte una función, es que tus funciones están en programas distintos y no se hablan. La prueba del algodón de un software todo-en-uno es si los módulos son versiones del mismo dato, o si son apps separadas cosidas con una API interna. Señales de que no está bien integrado: tienes que «enlazar» manualmente un cliente del CRM a un cliente de facturación, los gastos se imputan a proyectos en un segundo paso, los contactos de firma digital son un directorio aparte de los clientes. Un producto bien hecho tiene un solo concepto de cliente, aunque tenga diez pantallas donde aparece.
La pregunta
Si doy de alta un cliente en el CRM, ¿aparece como cliente facturable sin que yo tenga que duplicarlo?
04 · Precio
Los modelos de precio por módulo, por usuario con tramos ocultos, por volumen de facturas, o con plan Enterprise «a consultar» son banderas rojas. No necesariamente malos productos, pero sí productos donde el coste total es impredecible y la negociación se convierte en una relación comercial en vez de una contratación. Precio saludable: una cifra visible, con pago mensual y anual claros, y lo que incluye escrito sin letra pequeña. Que el precio anual cueste menos que el mensual es razonable; que el plan pequeño esconda las funciones clave no lo es. La palabra «desde» antes del precio suele avisar de la segunda.
La pregunta
¿Puedo ver tu precio completo sin hablar con ventas, y sé qué me va a costar el año que viene si hago lo mismo que este año?
05 · Uso real
La demo siempre sale bien. Lo que cuenta es la tercera semana, cuando tu administrativa ya ha emitido 40 facturas, cuando el comercial ya ha puesto 15 oportunidades y cuando alguien ha querido buscar una factura vieja desde el móvil. El software serio aguanta ese uso; el marketinero se rompe. Señales a mirar: velocidad al cargar listados largos, facilidad para buscar cosas viejas, app móvil útil (no sólo un lector de PDFs), uso sin entrenar a la gente (si cada nuevo empleado necesita dos días de formación, el producto no es sencillo). Ninguna de estas cosas se ve en una demo de 30 minutos, se ve en la prueba gratuita de 30 días.
La pregunta
¿Tengo prueba gratuita con todas las funciones activas, sin tarjeta al alta y sin techo de datos?
06 · Soporte
El software de gestión se contrata una vez y se vive muchos años. Importa menos «el soporte 24/7» del folleto y más dos cosas concretas: quién responde cuando escribes (equipo del producto vs. call center tercerizado) y cuánto dura el producto (empresa independiente con proyecto a largo plazo vs. startup que puede pivotar o cerrar). La independencia del proveedor es un criterio que casi nadie menciona, pero impacta. Un producto vendido a un grupo más grande suele subir precios al año siguiente. Un producto VC-financiado puede cambiar de plan de producto cada trimestre. Elegir software es en parte elegir con quién vas a hablar los próximos cinco años.
La pregunta
¿Quién me va a atender si tengo un problema en dos años, y cómo habéis evolucionado los últimos cinco años como empresa?
Las alternativas
Cada una sirve a un perfil. Decirlo honestamente es parte del marco.
Si tu empresa encaja en alguno de estos perfiles, probablemente esa opción sea mejor para ti que nosotros. No se puede ganar a todos los segmentos, y intentarlo es el camino más corto a un producto mediocre.
Honestidad
OfiHQ lleva facturación emitida y gastos, pero la contabilidad (asientos, libros oficiales, cuenta de pérdidas y ganancias) la lleva tu asesoría con los datos exportados desde OfiHQ. Si quieres llevar la contabilidad tú dentro de la herramienta, Holded, Sage o Anfix encajan mejor con ese flujo.
OfiHQ está pensado para pymes de servicios y para empresas con procesos comerciales y administrativos, consultorías, despachos, agencias, constructoras. Para un e-commerce con miles de SKUs, con integraciones de marketplace y gestión de almacén multi-ubicación, hay soluciones especializadas que cubren mejor ese dolor específico.
Si la mayoría de tu facturación va a ayuntamientos, comunidades o a la AGE por FACe, la facturación electrónica administrativa (Facturae) tiene que ser parte del núcleo de tu software. OfiHQ, en abril de 2026, no cubre ese flujo. Escríbenos si te interesa, te contamos lo que tenemos en plan y te orientamos entretanto.
Un producto, un precio que ya lo incluye todo, hecho para España, sin salir de un mismo equipo que escribe el software y contesta el soporte.
OfiHQ no tiene plan Básico, Pro ni Enterprise. Tiene un plan Todo incluido: 3 € por empleado al mes con pago anual, o 4 € por empleado al mes con pago mensual. CRM, facturación Verifactu, proyectos, gastos, firmas digitales, calendario, recursos y documentos están en tu cuenta desde el primer día, con o sin que los uses.
Verifactu está implementado por nosotros directamente, no es un conector. El IVA, el IRPF, el recargo de equivalencia, el intracomunitario y los regímenes especiales son lógica del producto, no etiquetas traducidas. Los informes y los PDFs usan los formatos que tu asesoría reconoce. Si facturas a Alemania, la régimen intracomunitaria aparece sola; tú no marcas casillas.
Un cliente que das de alta en el CRM es el mismo que luego facturas, al que le asignas un proyecto y al que le pides una firma. No hay sincronización nocturna entre sistemas, hay un solo concepto de cliente y cada módulo es una vista distinta de ese dato. Pasa lo mismo con proyectos, empleados, ítems y documentos.
Laboratorio Web es un estudio independiente con sede en España. No hay call center tercerizado, no hay partners implantadores, no hay customer success que no pueda tocar código. Si un cliente pregunta algo, responde quien puede cambiar el producto si esa pregunta demuestra que algo está mal planteado. Eso limita cuánto podemos crecer; es exactamente por eso que lo hacemos así.
Si quieres el detalle por módulo, está en /funcionalidades. Si quieres el precio desnudo, está en /precios.
Probarlo
Dos semanas de prueba honesta, con un plan sensato.
Semana 1 · Lo urgente
Crea la cuenta. Importa tus clientes, tus productos y los tipos de IVA que ya usas (te acompañamos si vienes de Holded, Quipu, Factura Directa o similar). Configura tu certificado digital. Emite las facturas de esta semana directamente desde OfiHQ y comprueba que tu primera factura Verifactu sale con QR válido.
Sabrás si la facturación funciona en tu contexto real y si la ergonomía del día a día te sirve.
Semana 2 · Lo que cambiaría
Abre el CRM con los mismos clientes. Sube dos o tres proyectos activos y apunta las horas de la semana. Prueba una firma digital con un contrato real. Saca una foto de un ticket de gasto desde el móvil y haz el camino completo hasta la contabilización.
Sabrás si los datos hablan entre módulos como esperas y si el resto del equipo puede usarlo sin entrenamiento formal.
Al final · 30 días
Si no encaja, tu cuenta queda en pausa sin cargos y te puedes llevar todos tus datos. Si encaja, eliges pago mensual o anual y sigues. En ambos casos: ningún equipo nuestro te va a llamar cinco veces ni a añadirte a una secuencia de emails que no pediste.
Sabrás si OfiHQ es el que te toca contratar, o si con el marco de los seis criterios la decisión ha quedado en otro sitio. Las dos respuestas son válidas.
OfiHQ es el software todo-en-uno para pymes españolas que trabaja bajo los seis criterios de más arriba. Verifactu de serie, amplitud real sin planes Pro, datos integrados de verdad, precio claro, prueba de 30 días con todo activo y un equipo que contesta el soporte con el mismo teclado con el que escribe el código. Si encaja con lo que buscas, te invitamos a verlo.
¿Dudas antes de probar? Hablemos.
Esta guía se actualizó por última vez en abril de 2026. Las referencias a competidores reflejan su estado público en ese momento; los productos evolucionan y nuestra comparativa puede quedarse desfasada. Si encuentras algo que ya no es verdad (sobre ellos o sobre nosotros), avísanos, actualizamos con gusto.
