Guía Verifactu 2026: todo lo que tu pyme necesita saber sobre facturación electrónica

La facturación electrónica ya no es una opción: es una obligación. Con la entrada en vigor del sistema Verifactu en 2026, todas las empresas y autónomos en España deben asegurarse de que su software de facturación cumple con los nuevos requisitos de la Agencia Tributaria (AEAT). Si tienes una pyme o eres autónomo, esta guía te explica todo lo que necesitas saber para adaptarte sin complicaciones.

¿Qué es Verifactu y por qué existe?

Verifactu es el nombre con el que se conoce al sistema de verificación de facturas electrónicas impulsado por la AEAT. Su origen está en la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece), que establece la obligatoriedad de la facturación electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales en España.

El objetivo es doble. Por un lado, combatir el fraude fiscal garantizando que cada factura emitida quede registrada de forma inalterable y sea comunicada a la AEAT. Por otro, modernizar la gestión empresarial española, reduciendo el papel, los errores manuales y los plazos de cobro entre empresas.

Verifactu no es un software en sí mismo, sino un conjunto de requisitos técnicos y legales que debe cumplir cualquier programa de facturación utilizado en España. El reglamento que lo desarrolla (Real Decreto 1007/2023) detalla las especificaciones técnicas: formato de los registros, firma electrónica, comunicación con la AEAT y la obligación de que el software no permita alterar las facturas una vez emitidas.

¿Quién debe cumplir con Verifactu?

La respuesta corta: prácticamente todas las empresas y autónomos en España que emitan facturas. Esto incluye:

• Sociedades mercantiles (SL, SA, cooperativas, etc.) independientemente de su tamaño.
• Autónomos y profesionales que emitan facturas por sus servicios o productos.
• Comunidades de bienes y sociedades civiles con actividad económica.

La única excepción relevante son los contribuyentes ya acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información), el sistema de comunicación en tiempo real que ya utilizan las grandes empresas con la AEAT. Si tu empresa ya está en el SII, no necesitas Verifactu porque ya cumples con un nivel de transparencia equivalente o superior.

Para el resto, que son la inmensa mayoría de pymes y autónomos en España, la obligación es clara: debes utilizar un software de facturación que cumpla con las especificaciones Verifactu antes de la fecha límite.

Plazos y fechas clave

El calendario de implantación de Verifactu es el siguiente:

• Julio de 2025: publicación de la orden ministerial con las especificaciones técnicas definitivas del software certificado.
• 1 de enero de 2026: entrada en vigor de la obligación para los desarrolladores de software. A partir de esta fecha, todo programa de facturación comercializado en España debe cumplir con los requisitos Verifactu.
• 1 de julio de 2026: fecha límite para que todas las empresas y autónomos estén utilizando software certificado Verifactu en su facturación diaria.

Es importante no esperar al último momento. La transición implica verificar que tu software actual cumple, migrar si no lo hace, y asegurarte de que tus procesos internos están adaptados. Las empresas que no cumplan se enfrentan a sanciones de hasta 50.000 euros por el uso de software no certificado.

Requisitos técnicos: qué debe hacer tu software

Para que un programa de facturación sea considerado "Verifactu", debe cumplir con una serie de requisitos técnicos que garantizan la integridad y trazabilidad de cada factura:

1. Registro inalterable de facturas

Cada factura emitida genera un registro que no puede ser modificado ni eliminado. El software debe garantizar la inmutabilidad de los datos una vez que la factura se ha creado. Esto se consigue mediante un sistema de hash encadenado: cada registro incluye un resumen criptográfico (hash) que enlaza con el registro anterior, formando una cadena que se rompe si alguien intenta alterar un dato.

2. Firma electrónica de los registros

Cada registro de facturación debe estar firmado electrónicamente con un certificado digital reconocido. Esto garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del documento. El software debe gestionar esta firma de forma automática y transparente para el usuario.

3. Comunicación con la AEAT

El software tiene dos modalidades de comunicación con la Agencia Tributaria:

• Envío inmediato (Verifactu puro): cada factura se comunica a la AEAT en el momento de su emisión, en tiempo real o cuasi-real.
• Envío periódico: los registros se almacenan localmente con todas las garantías de integridad y se envían a la AEAT en lotes, dentro de los plazos establecidos.

La modalidad de envío inmediato es la que da nombre al sistema ("Veri-factu", verificación de facturas) y es la preferida por la AEAT, aunque ambas son válidas.

4. Código QR en las facturas

Todas las facturas emitidas por software Verifactu deben incluir un código QR que permite a cualquier receptor verificar la factura directamente con la AEAT. Este código contiene la información esencial de la factura y un enlace al servicio de verificación de la Agencia Tributaria.

5. Declaración responsable del fabricante

El desarrollador del software debe emitir una declaración responsable confirmando que su programa cumple con todos los requisitos del reglamento. Esta declaración debe estar accesible para los usuarios y para la administración.

Cómo OfiHQ cumple con Verifactu

En OfiHQ hemos trabajado desde el primer momento para que nuestro módulo de facturación cumpla con todos los requisitos Verifactu de forma nativa. Esto significa que no necesitas instalar complementos, contratar servicios externos ni preocuparte por la configuración técnica.

Estas son las funcionalidades Verifactu integradas en OfiHQ:

• Generación automática de registros inmutables: cada factura que creas en OfiHQ genera automáticamente un registro con hash encadenado que garantiza su integridad. No puedes borrar ni alterar una factura emitida, solo rectificarla mediante una factura rectificativa, tal como exige la normativa.
• Firma electrónica integrada: OfiHQ gestiona automáticamente la firma de cada registro con tu certificado digital. Soportamos certificados de persona jurídica y de representante, y el proceso es completamente transparente.
• Comunicación automática con la AEAT: puedes elegir entre envío inmediato o periódico. En ambos casos, OfiHQ se encarga de formatear los datos según las especificaciones técnicas de la AEAT y transmitirlos de forma segura.
• Código QR en cada factura: todas las facturas generadas desde OfiHQ incluyen automáticamente el código QR de verificación, cumpliendo con el requisito de trazabilidad.
• Gestión de certificados digitales: sube tu certificado digital una vez y OfiHQ lo utiliza para firmar todos tus registros. Te avisamos antes de que caduque para que puedas renovarlo sin interrupciones.

Todo esto está incluido en nuestro precio, sin costes adicionales. Nuestro objetivo es que cumplir con Verifactu sea algo automático, no una carga más para tu negocio.

Cómo configurar Verifactu en OfiHQ: paso a paso

Configurar Verifactu en tu cuenta de OfiHQ lleva menos de diez minutos. Estos son los pasos:

1. Accede a Ajustes > Facturación > Verifactu: en el panel de administración de tu cuenta encontrarás la sección dedicada a la configuración de Verifactu.
2. Sube tu certificado digital: necesitas un certificado electrónico de persona jurídica (si eres empresa) o de representante. Puedes obtenerlo en la FNMT o a través de prestadores de servicios de certificación reconocidos. Sube el archivo .pfx o .p12 e introduce la contraseña.
3. Configura los datos fiscales: verifica que tu NIF, razón social y domicilio fiscal son correctos. Estos datos aparecerán en los registros comunicados a la AEAT.
4. Elige la modalidad de envío: selecciona si prefieres envío inmediato (cada factura se comunica al emitirla) o envío periódico (se envían en lotes). Para la mayoría de pymes, el envío inmediato es la opción más sencilla porque no requiere ninguna acción adicional.
5. Activa Verifactu: pulsa el botón de activación y, a partir de ese momento, todas las facturas que emitas desde OfiHQ cumplirán automáticamente con los requisitos. Puedes verificar que todo funciona correctamente emitiendo una factura de prueba.

Si necesitas ayuda con la configuración, nuestro equipo de soporte está disponible para guiarte en cada paso. También puedes consultar todas las funcionalidades de OfiHQ para ver cómo Verifactu se integra con el resto de herramientas de gestión.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu